La programmation d’une action s’effectue à partir de la fiche d’une société ou de la fiche d’identité d’un contact.
La fiche d’identité d’un contact est accessible en cliquant sur la carte de visite du contact sur la partie centrale, sous les informations concernant la société.
Sur cette fenêtre sont accessibles l’historique des actions du contact/candidat et le champ « Saisie rapide » qui permet la création de nouveaux évènements par saisie en langage naturel.
Une des principales innovations de VisualProspect/CVTracker est de permettre une saisie rapide et non contraignante des actions ou des annotations. Ainsi, lorsque vous consultez une société dans VP/CVT, vous pouvez saisir au bas de l’encart de suivi, dans la zone intitulée « Saisie rapide », toutes sortes d’informations en langage naturel. CVTracker/VP se charge alors d’analyser le texte saisi pour déterminer s’il y a lieu de programmer une action ou de noter l’événement comme simple annotation/information.
Cette zone de saisie rapide est également présente au niveau du détail d’un contact : fenêtre qui s’ouvre lorsque l’on clique sur un des contacts présents sous forme de carte de visite.
Il est également possible de saisir un événement en cliquant sur le lien
« Nouvel évènement ». On peut alors suive la manière dont VP/CVT comprend et interprète les informations saisies au fur et à mesure de leur frappe.
Programmation d’une action
La zone saisie rapide de l’encart de suivi d’une société et la zone similaire présentes dans le détail d’un contact permettent d’accueillir le texte relatif à la description de l’action que vous souhaitez programmer. Ainsi, il est possible de préciser dans ce texte la date, l’heure et la nature de Evénement. Une grande tolérance au niveau de la saisie est autorisée concernant la casse, l’accentuation et les abréviations.
Quelques exemples :
– Rendez-vous à 13 heures 30 : créera un évènement de type RDV affecté à vous-même pour le contact et/ou la société en cours pour aujourd’hui à 13 heures 30. En saisissant RDV à 13h30, le résultat aurait été le même.
– Déjeuner demain midi : créera un évènement de type divers affecté à vous-même concernant le contact sur lequel a été saisi l’évènement pour la date du lendemain et pour 12 heures.
– Rappeler dans 1 mois : créera un évènement de type appel téléphonique à j+30 affecté à vous-même et pour la société/le contact en cours.
Chaque évènement dont la date et l’heure sont supérieures à la date et l’heure du jour est considéré comme une action programmée qui donnera lieu à un rappel et sera visible dans la liste des actions programmées.
Si par contre vous saisissez :
Contact agréable, est intéressé par nos produits : créera un évènement de type informatif et ne programmera alors aucune action.
A noter que le type d’action déterminé par le logiciel est modifiable par la liste déroulante. Ici, par exemple, le type d’évènement est « Réunion », c’est-à-dire un évènement collectif.
Configuration des jours chômés & des alertes:
VisualProspect/CVTracker permet de configurer les jours chômés. La programmation d’un évènement pour un jour chômé sera automatiquement reportée au prochain jour ouvré.
Il est également possible de configurer l’apparition de pop-ups d’alertes pour les actions programmées.
Ces options sont configurables depuis le menu Options >> Paramètres >> Actions programmées.
